REGISTRO DE EMPREGADOS
O registro de empregados é
um dos meios utilizados para comprovação de tempo de serviço perante a
Previdência Social, servindo também para provar a vinculação entre empregado e
empregador. Atualmente, o registro pode ser feito em livro ou ficha, bem como
através de sistema informatizado.
OBRIGATORIEDADE
As empresas individuais ou coletivas que, assumindo os riscos da atividade
econômica, admitem, assalariam e dirigem a prestação pessoal de serviços estão obrigadas a registrar seus empregados, inclusive aposentados, que
retornam à atividade, menores e estrangeiros, em livros ou fichas próprios.
Esta obrigatoriedade é extensiva aos empregadores rurais.
A obrigatoriedade de registrar os empregados estende-se aos profissionais
liberais, às instituições beneficentes, às associações recreativas ou outras
instituições sem fins lucrativos que admitirem trabalhadores, em virtude de sua
equiparação, para os efeitos da relação empregatícia, aos empregadores
As
LEGALIZAÇÃO
DO LIVRO OU FICHAS
Desde 20-6-2001, com base na Lei 10.243/2001, deixou de existir a obrigatoriedade
da autenticação do livro ou fichas de registro de empregados, inclusive do
livro ou fichas
Cabe
REQUISITOS MÍNIMOS
O empregador pode adotar qualquer modelo para registro de empregados, em fichas
ou livros, de qualquer dimensão, incluir informações que desejar, desde que
relevantes para o exercício profissional e que não firam a privacidade e a
intimidade do empregado, devendo constar os seguintes elementos mínimos
indispensáveis:
a) nome do
empregado;
b) data de nascimento;
c) filiação;
d) nacionalidade e naturalidade;
e) número e série da CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
f) número de identificação do cadastro no PIS – Programa de Integração Social
ou no PASEP – Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público;
g) data de admissão;
h) cargo e função;
i) remuneração;
j) jornada de trabalho;
l) férias; e
m) acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver.
O registro do empregado deve estar atualizado e obedecer a
numeração seqüencialmente por estabelecimento.
MICROEMPRESA E EMPRESA DE PEQUENO PORTE
As microempresas e as empresas de pequeno porte optantes
pelo Simples Nacional estão obrigadas a cumprir todas as obrigações
concernentes ao registro de empregados.
DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA
A legislação não relaciona os documentos que o empregado deve apresentar quando
de sua contratação.
Assim, o único documento que o empregado está obrigado a apresentar à empresa
para seu registro é a CTPS.
Entretanto, apesar de a legislação não obrigar, a empresa pode exigir a
apresentação de outros documentos, que julgar necessários à vida funcional do
empregado, como certidões de casamento e nascimento dos filhos; certificado de
reservista, CPF – Cadastro de Pessoa Física, Registro Geral, Registro
Profissional, dentre outros.
A empresa não poderá reter nenhum documento do empregado, devendo somente
extrair as informações necessárias.
TRANSFERÊNCIA
DO EMPREGADO
No caso de transferência do empregado, esta deverá ser anotada na ficha
originária do registro, efetuando-se novo registro no local de trabalho para
onde o empregado foi transferido, no qual constará a data primitiva do início
do seu contrato de trabalho, observando-se, ainda, a data da transferência.
Nesse caso, é aconselhável que se anexe, ao novo registro, cópia autenticada da
ficha ou folha originária do registro.
MUDANÇA
DE SISTEMA
A legislação não exige qualquer procedimento especial para a mudança de sistema
de registro de empregados. Como a legislação não proíbe, não há impedimento
para que o empregador altere o sistema de livro para ficha ou vice-versa, ou
mesmo para sistema informatizado. Optando pela mudança, o empregador deve
manter os registros iniciais arquivados, anotando na parte destinada a
observações que a continuação das anotações passará a ser realizada no novo
sistema.
Os empregados contratados após a mudança no sistema serão registrados no novo
sistema, devendo este seguir sua numeração seqüencial.
READMISSÃO
A folha do livro ou a ficha de registro pode ser utilizada mais de uma vez para
o mesmo empregado, nos casos de readmissão, desde que contenha espaço próprio
suficiente para o registro de cada novo contrato de trabalho, com todos os seus
elementos indispensáveis, notadamente a data de admissão, cargo ou função,
salário, forma de pagamento, outras remunerações e data da dispensa.
Embora exista a possibilidade de utilizar-se a mesma folha do livro ou ficha,
na prática, na readmissão usa-se outra folha ou ficha, tendo em vista que os
modelos de Registro de Empregados padronizados não comportam novo registro.
OBRIGATORIEDADE DE EXIBIÇÃO
O registro de empregados deve ser, obrigatoriamente, exibido pelo empregador
nos locais de trabalho aos encarregados da fiscalização, quando solicitado.
LOCAL DE TRABALHO
Considera-se local de trabalho a matriz, agência, filiais ou sucursais da
organização empregadora onde o empregado desempenhe efetivamente as suas
atividades.
EXTRAVIO
A DRT-RJ orienta que, no caso de extravio ou imprestabilidade do livro ou da
ficha-mestra ou inicial do grupo anteriormente registrado, o novo registro de
livro ou grupo de fichas deve ser obtido, mediante requerimento em duas vias e
Termo de Responsabilidade no verso da primeira folha do livro ou da ficha, que
constituirá processo próprio e será submetido à apreciação do órgão.
GUARDA
DE DOCUMENTOS
É aconselhável que o registro de empregados seja conservado por prazo
indeterminado, pois esse documento é de incontestável valor para efeito de
comprovação de tempo de serviço de empregados ou ex-empregados, para fins de
obtenção de benefícios previdenciários, principalmente aposentadoria por tempo
de contribuição.
PENALIDADES
A empresa com empregado não registrado ficará sujeita a multa de valor igual a
R$ 402,53, por empregado não registrado. Em cada
reincidência, a multa será acrescida de igual valor.
As demais infrações concernentes ao registro de empregados sujeitarão o
empregador à multa, aplicada pela fiscalização do trabalho, de valor igual a
R$ 201,27, dobrada na reincidência.
FUNDAMENTAÇÃO
LEGAL: Lei
Complementar 123, de 14-12-2006 (Portal COAD); Lei 5.553, de 6-12-68 (DO-U de
10-12-68); Lei 5.859, de 11-12-72 – artigos 1º e 2º (DO-U de 12-12-72); Lei
6.019, de 3-1-74 (DO-U de 4-1-74); Lei 6.494, de 7-12-77 (DO-U de 9-12-77);
Lei 9.601, de 21-1-98 (Informativo 03/98); Lei 10.243, de 19-6-2001
(Informativo 25/2001); Decreto-Lei 5.452, de 1-5-43 – Consolidação das Leis do
Trabalho (CLT) – artigos 2º, 3º, 41, 47, 48, 62 e 135 (Portal COAD); Decreto
4.552, de 27-12-2002 – artigos 9º e 18 (Informativo 53/2002); Decreto 73.626,
de 12-2-74 – artigo 4º (DO-U de 13-2-74); Portaria 41 MTE, de 28-3-2007
(Fascículo 14/2007); Portaria 290 MTb,
de 11-4-97 (Informativo 16/97); Portaria Interministerial 3.688 MTb-MPAS, de 11-12-79 (DO-U de 12-12-79); Portaria 3.626
MTPS, de 13-11-91 (Informativo 46/91).